Многозадачность, способность делать сразу несколько дел, разделение внимания — вот задачи, которые ставят перед собой тысячи офисных работников во всём мире.
Огромный объём информации, множество нереализованных проектов и постоянно появляющиеся новые «дела», — это то, с чем приходится сталкиваться каждому руководителю, а также большинству сотрудников более низкого уровня.
Постоянные прыжки от задачи к задаче не только приводят к потере производительности и разрушают чувство удовлетворенности от проделанной работы, но и вызывают мнимое ощущение усталости и уныния.
Отвлекающие факторы
На протяжении любой деятельности мы постоянно сталкиваемся с так называемыми отвлекающими факторами, одними из которых являются интернет и социальные сети. Присутствие которых, как вы понимаете, не особо способствует концентрации и работоспособности.
Опрос, проведённый в 2017 году, показывает, что почти половина работников (49%) признают, что практикуют Cyberslacking.
Cyberslacking — это использование интернета на рабочем месте в личных целях. Проверка личной почты, участие в онлайн-аукционах, размещение онлайн-заказов, просмотр новостей и социальных сетей или самые банальные «игры.
Стоит обратить внимание на слово «признается». На самом деле, многие делают это, но не признаются.
Как видите, в наши дни сосредоточиться на работе — непростая задача. Вот почему метод Помидора может быть для вас полезен.
? Суть метода Помидора
Метод Помидора, если совсем просто, — это способ управлять своим временем, а также возможность повысить вашу эффективность и результативность. Особенно он эффективен для студентов, офисных работников и менеджеров, которым обычно приходится делать несколько дел одновременно. А также для всех, кто часто работает со срочными делами, но не может справиться с отвлекающими факторами.
Метод Помидора был изобретен итальянским бизнес-консультантом, советником крупнейших компаний мира — Франческо Чирлло. Он разработал этот метод еще будучи студентом, и потребность, породившая эту идею, была проста: как сделать больше за меньшее время. Название произошло из формы кухонного таймера, которым он пользовался. Таймер был в форме помидора.
Как применять метод Помидора?
Составьте список задач, игнорируйте отвлекающие факторы, поработайте над задачей (не менее 25 минут), после чего сделайте заслуженный перерыв.
Звучит легко? Но так ли это на самом деле?
Как подготовиться к применению метода Помидора?
✅ Приготовьте таймер. Это может быть любое устройство для измерения времени, даже таймер на мобильном телефоне. Важно, чтобы он информировал вас звуковым сигналом об истечении установленного времени. В противном случае вам придётся постоянно проверять, сколько прошло времени. А это отвлекает.
✅ Составьте список дел. Вы можете использовать ручку и бумагу или подготовить такой список в электронном виде. Задачи могут быть небольшими (электронное письмо клиенту) или большими (составление плана для нового проекта). В список должны входить все имеющиеся и невыполненные работы.
✅ Расставить приоритеты. Задачи следует ранжировать от наиболее важных к наименее важным.
❗️ Важное примечание — каждое задание должно быть выполнено в течение 25 минут. Если задача наверняка займет больше времени, разделите её на части.
Переходим к практике
✔️ Установите таймер ровно на 25 минут. Включите его и сконцентрируйтесь на первой задаче из списка. Сведите к минимуму любые отвлекающие факторы: не участвуйте в беседах с коллегами в офисе, не проверяйте корпоративную электронную почту, не пользуйтесь телефоном и не просматривайте социальные сети. Потратьте 25 минут только на выполнение задания, когда таймер издаст звуковой сигнал, остановите работу. Если работа была сделана — отлично! Если какую-то часть ещё предстоит сделать, то её нужно добавить в заранее подготовленный список.
✔️ Сделайте небольшой перерыв на 5–7 минут. Используемый метод рекомендует в это время не выполнять никаких действий, связанных с работой. Вы можете сходить в туалет, выпить кофе или прогуляться, чтобы размять кости. Важно расслабиться. Таким образом, вам будет легче сосредоточиться на следующем задании из списка.
✔️ После перерыва переходите к следующему раунду. Опять же: таймер включен и абсолютная концентрация на задаче, этот цикл следует повторить 4 раза. После четвертого сеанса следует сделать более длительный перерыв на 20–30 минут. Ваш мозг должен полностью отдохнуть.
Правила метода Помидора
◾️ Метод Помидора не делим. Если вы начнёте над чем-то работать, вы сможете сделать перерыв только через 25 минут,
◾️ Если задача выполнена менее чем за 25 минут, не стоит просто ждать окончания сеанса, рекомендуется попробовать выполнить другой, желательно не занимающую много времени задачу из подготовленного списка дел.
◾️ Метод Помидора не применим для использования в свободное время. Этот приём используется для повышения эффективности на работе и во время учебы.
Минусы метода Помидора
Безусловно, самая большая проблема — это иммунизация и отсутствие реакции на «отвлекающие факторы». Через несколько минут работы может прийти сообщение, зазвонить телефон, прийти письмо на почту, или к вам подойдёт коллега из соседней комнаты, которому приспичило поговорить.
Как бороться с такими «отвлекающими факторами»?
◾️ Самое главное: сильная воля! «Отвлекающие факторы» подобны наркотику. Без твердого решения не обращать на них внимания не удастся.
◾️ В качестве самопомощи вы можете отключить все уведомления на телефоне или полностью выключить звук (в том числе вибровызов) и перевернуть телефон экраном вниз.
◾️ С рабочей почтой проверните то же самое. Если вы не ждёте сверхважного письма, то просто закройте почтовый клиент.
◾️ Договоритесь с коллегами о времени на разговоры, так вы хотя бы сможете минимизировать данный отвлекающий фактор.
